19 Augustus 2009 / Bestuur VVOG / Algemeen

Inleiding.

V.V.O.G. gaat het seizoen 2009-2010 een sportief, economisch en bestuurlijk spannende tijd tegemoet. Er
spelen immers veel zaken die om aandacht vragen.Hoe zal het gaan met het kunstgras voor het hoofdveld en
de oefenhoeken. Zal het eerste de ambitie om hoofdklasse te voetballen kunnen waarmaken, het tweede
elftal weer een hoofdrol van betekenis kunnen spelen, de jeugdelftallen, het damesvoetbal en het G-voetbal
kampioenschappen weten binnen te halen. Slagen we er in om van V.V.O.G. een hechte club te maken waar
we trots kunnen zijn op de inzet van zoveel vrijwilligers. Weten we ondanks de economische crisis de groei in
het aantal leden verder uit te breiden. Kunnen we sponsoren aan ons (blijven) binden. Weten we met elkaar
afspraken te maken welke normen en waarden we willen uitdragen en handhaven. Hoe krijgen we meer
publiek, ouders, bedrijven en andere verenigingen naar de Strokel. Het is slechts een kleine greep uit de
veelheid van zaken die georganiseerd moeten gaan worden. V.V.O.G is een bedrijf met 1.000 leden waar zo'n
260 vrijwilligers in alle facetten van het verenigingsleven zich vol overgave voor inzetten. Dat vraagt om een
professionele aansturing. Het betekent dat er ook in alle facetten vooraf doelstellingen moeten worden
geformuleerd zodat alle leden weten wat ze van elkaar en de vereniging kunnen verwachten maar ook wat
niet. Vooraf geformuleerde doelstellingen zijn ook nodig om de uitgezette koers te kunnen volgen en
eventueel bij te stellen en na afloop na te praten of het een goede koers is geweest en hoe het nog beter kan.
Deze begroting kent om die reden een beleidsdeel en een vertaling daarvan in een financieel deel.

Doelstellingen voor het nieuwe seizoen 2009-2010.

In het vroege voorjaar 2009 is er met een brede afvaardiging van V.V.O.G. leden gesproken
over wat we in het nieuwe seizoen met elkaar willen bereiken op het sportieve vlak en
verenigingsbreed.
Verenigingsbreed willen we, dat :
1. elke speler en elk elftal op zijn of haar niveau zaterdags- of zondags lekker kan voetballen doordeweeks
goed kan trainen en het naar zijn zin heeft bij VVOG.

2. iedereen die zich vrijwillig voor V.V.O.G. inzet, op welk gebied dan ook, zich gewaardeerd weet en voelt.

3. ouders/verzorgers, toeschouwers en bezoekers zich op ons prachtige sportpark thuis voelen.

4. V.V.O.G. een financieel gezonde organisatie is en werken aan het vergroten van reserves om te kunnen
investeren in het realiseren van onze doelstellingen.

5. onze bedrijfsvoering vereenvoudigd en verder verbeterd wordt, helder is wat we moeten bereiken en
zorgen voor een goede informatievoorziening naar onze leden.

6. we ons maximaal inzetten voor het realiseren van een kunstgras hoofdveld en kunstgras oefenhoek(en)

7. onze sponsoren er trots op zijn, sponsor van V.V.O.G te zijn.

8. de belangstelling voor het G-voetbal verder willen borgen.

9. Actief normen en waarden uitdragen en hanteren voor het gedrag in- en buiten het veld

Sportief staan we het volgende beleid voor:
We zijn trots op alle sporters die hun of haar beste beentje elke zaterdag of zondag weer voor
onze club inzetten. We zijn ook trots op de (beker)kampioenen en promotie van het vorig jaar:
De E-1, de C-1, de C-6 (beker) en het tweede elftal (gepromoveerd). We hopen dat we in het
nieuwe seizoen nog meer kampioenen kunnen verwelkomen. In sportief opzicht hebben we de
volgende doelstellingen:

1. We hebben de ambitie om met ons eerste elftal op hoofdklasse niveau te acteren maar realiseren ons
ook dat er een bepaald budget nodig is om een stabiele hoofdklasser te zijn

2. We rekenen er op dat ons tweede elftal ook in de reserve hoofdklasse weer een belangrijke rol van
betekenis zal kunnen spelen.

3. Voor wat betreft de jeugd zetten we in op tenminste handhaving in bestaande klassen maar streven we
naar meer kampioenschappen of promoties dan in het vorige seizoen.

4. Voor het eerste van de dames richten we ons tenminste op behoud van de huidige positie en faciliteren
het damesvoetbal op een gelijkwaardige niveau als senioren en jeugd.

5. We investeren in de jeugdopleiding om voor elke speler en elk elftal maximale sportieve prestaties en
maximaal voetbalplezier te kunnen behalen.

Makkelijker gezegd, dan gedaan/werken volgens een plan.

Als je zaken voor elkaar wilt krijgen moet je er veel voor doen. Je hebt immers te maken met de
omstandigheden, met anderen, met de beschikbare middelen of juist het gebrek daaraan, met een
beperkt aantal mensen enzovoorts. Het helpt in ieder geval als je helder hebt wat je wilt bereiken en
daarvoor een zeker plan hebt. Dat geldt ook in onze situatie. Als uitvloeisel van wat we in het nieuwe
seizoen willen bereiken hebben we als bestuur op een aantal terreinen al het één en ander op papier.
Niet genoeg natuurlijk maar dat geldt nog voor veel zaken binnen onze vereniging. Wat nog ontbreekt is
een visie voor meerdere jaren. Die gaan we ontwikkelen aan de hand van de meer concrete invulling van
onze jaardoelstellingen. Aan het einde van het nieuwe seizoen moet er zo'n meerjaren visie liggen en
moet er ook meer op papier staan. Niet alleen op bestuurlijk niveau moet dat zo zijn ook op andere
terreinen zoals het technisch beleid, kantinebeleid, het vrijwilligersbeleid, het veiligheidsbeleid en tal van
andere deelgebieden moeten we meer op schrift gaan hebben. En daarnaast geldt hetzelfde uiteraard
ook voor de sportieve zaken waarvoor het bestuur voorwaardenscheppend is en de trainers en
begeleiders de verdere invulling zullen moeten geven.
Voor het nieuwe seizoen heeft het bestuur een aantal onderwerpen die ze als uitvloeisel van de
doelstellingen nader wil uitwerken er waar ze nader op gaat inzoomen. Dan gaat het om de volgende
zaken:
V.V.O.G. moet een actievere vereniging worden met meer evenementen.
In vergelijking met andere verenigingen worden er binnen onze vereniging te weinig evenementen
georganiseerd. Die evenementen moeten een groter gevoel van saamhorigheid en verbondenheid gaan
betekenen en moeten daarnaast oook meer middelen voor de vereniging gaan opleveren. We denken
daarbij aan onder meer de organisatie van een familie- of startdag, sponsorlopen, jeugdtoernooien,
loterijen. Het ligt in de bedoeling om daartoe een evenementencommissie in het leven te roepen die een
bepaald programma moet gaan ontwikkelen.
Meer betrokkenheid, samenhang en een betere communicatie.
We merken dat binnen onze vereniging ontzettend veel mensen en groepen van mensen bezig zijn met
hun belang binnen onze vereniging maar de samenhang ontbreekt vaak. We kennen binnen onze
vereniging onder meer de technische commissie, de sponsor- commissie, de kantine commissie, de
trainers- en begeleiderstaf, het hoofd jeugdopleiding, de beveiligingstak, de mensen van de kassa, de
kledingcommissie die allemaal heel goed werk doen maar het belangrijk is dat er samenhang is met het
bestuurlijk beleid en beheer. Het bestuur gaat daarom in het nieuwe seizoen met al deze commissieleden
een gesprek aan om te weten te komen wat de doelen zijn voor het nieuwe seizoen. Tijdens het seizoen
zullen er twee voortgangsgesprekken zijn en tegen het einde van het seizoen zal er met elkaar worden
nagegaan wat er is bereikt en of er zaken zijn die verbeterd kunnen worden. Door deze aanpak beogen
we de communicatie tussen en binnen de vereniging te beter met het doel helderheid en een betere
uitvoering van taken en afspraken. Maar niet alleen de communicatie binnen de vereniging moet worden
verbeterd, ook de wijze waarop wij met onze leden communiceren en hoe wij gebruik van de website als
inteactief middel moet beter georganiseerd gaan worden. Om die reden hebben we het streven om in het
komende seizoen een communicatieplan te gaan opstellen.
Een sterk vrijwilligersbeleid
Er is een budget van € 1.000 extra vrijgemaakt om invulling te geven aan het vrijwilligers- beleid. We zijn
bezig om overzicht te maken compleet met naam, adres, fotootje, welke taken zodat we precies weten
wie moeten wij en wie moeten onze leden nu voor welke zaken hebben. Verder willen we drie momenten
in het jaar kiezen om onze vrijwilligers even te bedanken voor al hun werkzaamheden. En we willen
voorstellen doen voor het kiezen van de vrijwilliger van het jaar.
Meer aandacht voor normen en waarden.
We vinden dat al onze leden zich niet alleen moeten houden aan bepaalde regels maar die ook actief
moeten willen uitdragen. We hebben in concept inmiddels een gedragscode opgesteld met 7 belangrijke
uitgangspunten. We gaan deze gedragscode op de website zetten, we gaan ze in de kantine ophangen,
aan de leiders uitdelen en tegen de ingang en bij de kasse aanplakken. We gaan de regels niet alleen
bekend maken maar ook met de beveiliging en met anderen bespreken en nagaan of we ons er ook aan
houden en wat we kunnen doen om het verder te verbeteren.
Overdracht van de kantine naar de stichting Accommodatie.
Alle kleedkamers en veldvoorzieningen zijn vanwege de btw-voordelen ondergebracht bij de Stichting
Accommodatie V.V.O.G. . In het komende seizoen zal het overleg dat reeds is gestart rond de overdracht
van de kantine verder moeten worden uitgewerkt en er toe moeten leiden dat de formele overdacht per
1 juli 2010 gerealiseerd gaat worden. Verder zullen we voor een goede samenhang met het
stichtingsbestuur gaan bespreken wat we in het nieuwe seizoen van elkaar verwachten. We zullen ook
hier 2 voortgangsgesprekken plannen en een evaluatie aan het einde van het seizoen. In ieder geval zullen
we afspraken maken over het tarief voor het normale onderhoud,de noodzaak, planning en beschikbare
middelen voor het groot onderhoud en de haalbaarheid van een verbouwing of herindeling van de
kantine met bijgebouwen.
Terug naar de eenvoud en verbetering van de bedrijfsvoering en een gezonde financiële positie.
De bedrijfsvoering van V.V.O.G. blinkt niet uit in eenvoud. Dat komt mede door het systeem waarbij
inkomsten en uitgaven gekoppeld zijn aan onder meer de jeugdafdeling, de "top", senioren, kantine
enzovoorts en waarbij vervolgens weer toedeling van verschillende kostenonderdelen plaatsvindt. Het
bestuur wil daar van af en terug naar de eenvoud. Dat moet er toe leiden dat de verenigingsbegroting
voor een ieder inzichtelijk is, de afdelingen goed kunnen sturen op een effectief beheer van de gelden en
het woud van afspraken en regeltjes wordt teruggedrongen. In de begroting die nu wordt aangeboden is
getracht om de eenvoud vorm te geven vanuit de doelstellingen. We maken daarin onderscheid tussen
voorzieningen en gelden die nodig zijn om iedereen goed te kunnen laten sporten en voorzieningen en
gelden die nodig zijn voor het eerste en het tweede elftal. In die visie zijn de sponsorinkomsten en de
recetteopbrengsten volledig bestemd voor de bekostiging van trainers, spelers, begeleiding en overige
kosten van het eerste en het tweede. Alle andere middelen zijn bestemd voor onder meer de jeugd, de
lagere senioren elftallen, het onderhoud enzovoorts. Bij de toelichting op de begroting wordt hierop
nader ingegaan.
Het bestuur wil een gezonde financiële positie van de club waarin onverwachte tegenvallers kunnen
worden opgevangen en waarin ruimte wordt gemaakt voor investeringen. We hanteren daarbij voorals-
nog de norm die voor veel maatschappelijke organisaties wordt gehanteerd. Die norm houdt in dat we
een algemene reserve moeten opbouwen van minimaal 10% en maximaal 20% van de totale kosten.
In ons geval betekent dit dat de ideale omvang van de algemene reserve 20% van € 440.000 is € 88.000
zou moeten bedragen en uitgaande van een gemiddelde van 15% in ieder geval € 66.000. Als we er van
uitgaan dat we deze positie in 5 jaar willen bereiken dan betekent dat er per seizoen een resultaat van €
4.000 (€ 66.000 - € 46.000 gedeeld door 5 jaar) moet worden gerealiseerd.
Kunstgras op het hoofdveld en de oefenhoek(en).
Het bestuur is volop achter en voor de schermen bezig om de wens van de leden van een gecombineerde
en geïntegreerde aanleg van het hoofdveld en de oefenhoek(en) in kunst- gras met ingang van het
seizoen 2010-2011 voor elkaar te krijgen. De realisering zal onder meer afhangen van de bereidheid van
de politiek om bestaande en nieuwe gelden en btw besparingen aan te wenden. De realisering betekent
ook dat V.V.O.G. een jaarlijkse bijdrage van € 16.000 zal moeten betalen. Dit betekent dat alle
mogelijkheden om deze bijdrage via kostenbesparingen en andere acties te betalen moeten worden
onderzocht. Het zal naar het inzicht van het bestuur dan ook waarschijnlijk nodig zijn om aanvullend de
contributie te verhogen. Bedacht moet daarbij worden dat V.V.O.G. een voorziening beschikbaar zal
komen die bijdraagt aan een aanzienlijke kwaliteitsverbetering met name m.b.t. de oefenhoeken en een
professionelere uitstraling.
Bestuurlijke organisatie.
Tot voor kort kende de vereniging een dagelijkse en een algemeen bestuur. We stelden vast dat het
algemeen bestuur uit twee leden meer bestond dan het dagelijks bestuur. Dit waren de voorzitter van de
jeugd en de voorzitter van de zaterdag/zondag. We hebben besloten dat er nog maar één bestuurslaag
bestaat namelijk het algemeen bestuur. Daarmee vergroten we de bestuurskracht, de samenhang, de
effectiviteit en de betrokkenheid en het gevoel dat we er voor elkaar zijn. Deze aanpak heeft z'n nut in
het afgelopen seizoen al afgeworpen. Het bestuur en de verdeling van bestuurlijke taken ziet er voor het
nieuwe seizoen als volgt uit:
Naam                                          Functie                                                   Bestuurlijk verantwoordelijk voor:
Ruud Posthumus                     Voorzitter                                                Sponsorcommissie, veiligheidscommissie, vrijwilligers, PR,
                                                                                                                      website accommodatie, kunstgras.
Wim van Schie                          Vice- voorzitter                                       Top, technische commissie, taak- en functie beheer,
                                                                                                                      contractenbeheer, kunstgras.
Suzanna Dekker                       Secretaris                                               Secretariaat, ledenadministratie, contacten KNVB.
Willem Lubbersen                   Penningmeester                                   Financiën, Kantinecommissie,taak- en functiebeheer, Kunstgras.
Willem de Kleer                        Bestuurslid                                            Voorzitter Zaterdag/zondag lagere elftallen, kledingcommissie
Arjen Zomer                               Bestuurslid                                            Voorzitter Jeugd Nieuwsoverzicht Archief